VLOOKUP Eksempel - Sådan gør du VLOOKUP i Excel

Microsoft Excel indeholder en række forskellige funktioner, der hjælper brugere med beregninger af enhver art. Funktionaliteten i Excel er så omfattende, at gennemsnitsbrugere ikke engang drager fordel af de fleste værktøjer.

Men hvis du ofte ruller gennem kolonner og rækker på udkig efter de samme oplysninger, er chancerne for, at du vil sætte pris på VLOOKUP-funktionen. VLOOKUP, som står for "lodret opslag", kan hjælpe dig med hurtigt at finde de data, der er knyttet til en bestemt værdi, som du indtaster.

For eksempel kan du have en tabel, der indeholder produkter med unikke id'er og priser. VLOOKUP kan vise dig prisen på et bestemt produkt, hvis du indtaster dets id.

Du kan bruge VLOOKUP på mange forskellige måder, og det forenkler dit arbejde betydeligt, især når du beskæftiger dig med store borde.

Du behøver ikke bruge meget tid på at lede efter en bestemt celle, fordi denne funktion finder den til dig. Begynderbrugere har dog ofte svært ved at oprette VLOOKUP. Derfor besluttede jeg at hjælpe dig ved at udarbejde denne detaljerede vejledning.

Hvad er VLOOKUP?

Først og fremmest er VLOOKUP en funktion. Derfor, hvis du ikke er ny i Excel, vil du måske gøre dig bekendt med nogle grundlæggende funktioner, som GENNEMSNIT, SUM eller I DAG. På denne måde vil det være let for dig at forstå, hvordan denne funktion fungerer.

VLOOKUP er en databasefunktion, så den er beregnet til databasetabeller. Sådanne tabeller er grundlæggende lister over forskellige emner. For eksempel kan du bruge denne funktion, når du arbejder med lister over produkter, medarbejdere, kunder osv.

Lad os sige, at du har en liste over produkter, der består af fire kolonner. Det kan omfatte varekoden i den første kolonne, navnet eller beskrivelsen af ​​produktet i den anden kolonne og prisen og antallet af tilgængelige varer på henholdsvis tredje og fjerde kolonne.

Databasetabeller har normalt en slags unik identifikator for hvert element. I dette tilfælde er det varekoden. Denne kolonne er nødvendig for at VLOOKUP-funktionen skal fungere, og den skal være den første kolonne i din tabel.

Hvis du er nybegynder, er det første, du skal gøre, at forstå, hvad VLOOKUP gør nøjagtigt. Kort sagt viser den information fra en liste eller database baseret på den unikke identifikator, der er indtastet af brugeren.

Hvis vi overvejer eksemplet ovenfor, kan denne funktion vise prisen, beskrivelsen eller tilgængeligheden af ​​et produkt baseret på dets varekode. Hvad det nøjagtigt viser, afhænger af den formel, du skriver. VLOOKUP understøtter både nøjagtig og omtrentlig matchning samt jokertegn til delvise matches.

Sådan fungerer VLOOKUP

Her er syntaksen for formler, der beskriver VLOOKUP-funktionen:

=VLOOKUP(value, table, column_index, [range])

  • value er, hvad denne funktion vil se efter i den første kolonne
  • tableer den tabel, hvorfra funktionen henter de nødvendige oplysninger
  • column_index er nummeret på den kolonne, hvorfra funktionen henter oplysningerne
  • rangeer en boolsk parameter, der kan være enten SAND eller FALSK. SAND er standardværdien, og den svarer til en omtrentlig matchning. FALSE viser kun nøjagtige matches.

Selv navnet på denne funktion inkluderer "lodret", og VLOOKUP er kun beregnet til tabeller, hvor data er organiseret i lodrette kolonner. Derfor, hvis du organiserer dine data vandret, vil denne funktion være ubrugelig. I dette tilfælde kan du bruge en lignende funktion til vandret opslag - HLOOKUP.

Du skal også huske på, at denne funktion kun fungerer fra venstre mod højre. Med andre ord, hvis den unikke identifikator ikke er i den første kolonne i din tabel, kan funktionen ikke hente oplysninger fra kolonnerne til venstre for identifikatoren.

Hver kolonne har sit nummer, og alle kolonner er nummereret fra venstre mod højre. Hvis du vil hente en værdi fra en bestemt kolonne, skal du angive dens nummer i din formel. I formelskabelonen ovenfor kaldes dette nummer column_index.

For eksempel, hvis du vil hente navnet på produktet fra eksemplet ovenfor, skal kolonneindekset være 2.

Som jeg allerede har nævnt ovenfor, understøtter VLOOKUP-funktionen to matchende tilstande: omtrentlig og nøjagtig. Denne parameter er det fjerde argument i formlen. Omtrentlig matchning er som standard indstillet. Hvis du vil vælge nøjagtig matchning, skal du indstille opslagsområdet til FALSE.

Derfor henter begge formler nedenfor data ved hjælp af omtrentlig matching:

=VLOOKUP(value, table, column_index)

=VLOOKUP(value, table, column_index, TRUE)

Som du kan se, skal du være forsigtig, hvis du vil bruge den nøjagtige matchningstilstand. Hvis du ikke angiver nogen værdi for opslagsområde, bruger funktionen stadig den omtrentlige matchningstilstand.

Den følgende formel vil tvinge den nøjagtige matchningstilstand:

=VLOOKUP(value, table, column_index, FALSE)

Sørg for at indstille værdien til, FALSEhvis du vil bruge den nøjagtige matchningstilstand. Chancerne er, at du i de fleste tilfælde har brug for nøjagtig matchning, så glem ikke denne detalje, hvis du er ny i Excel.

Præcis match er det rigtige valg, hvis du har en kolonne med artikelidentifikatoren. Det kan også være en hvilken som helst unik værdi, der kan bruges til en nøjagtig opslag. For eksempel kan det være en unik titel på en bog eller film samt ethvert andet unikt nøgleord. Husk, at VLOOKUP ikke er store og små bogstaver.

Men nogle gange har du muligvis ikke brug for det nøjagtige match, men det bedst mulige match. I dette tilfælde kan du bruge den omtrentlige kamptilstand.

For eksempel kan du bruge denne tilstand, når du beskæftiger dig med datatabeller, hvor de nødvendige oplysninger svarer til bestemte numeriske værdier, og du vil hente resultater for en værdi, der ikke er inkluderet i tabellen.

Du kan bruge denne tilgang, når du foretager beregninger baseret på de eksisterende data. Hvis du indtaster en værdi, og funktionen finder det nøjagtige match, henter den information fra den tilsvarende række. Men hvis der ikke er nogen nøjagtig match i tabellen, vil funktionen matche den foregående række.

Hvorfor ville det matche den foregående række, ikke en anden? Det gør det ikke, hvis du ikke organiserer dit bord på den rigtige måde. For at aktivere VLOOKUP at finde den bedste omtrentlige værdi, skal du sørge for, at alle værdierne i denne kolonne er sorteret i stigende rækkefølge. I dette tilfælde går funktionen bare tilbage og henter den nærmeste værdi.

# N / A-fejl

Når du bruger VLOOKUP-funktionen samt mange andre funktioner i Excel, kan du ofte få # N / A-fejl. Denne fejl betyder, at værdien ikke blev fundet.

Du kan få denne fejl af flere grunde. Her er nogle af de mest almindelige tilfælde:

  • du har stavet værdien forkert eller tilføjet et ekstra mellemrum
  • den nødvendige værdi findes ikke i tabellen
  • du bruger den nøjagtige matchningstilstand, når du søger efter en omtrentlig værdi
  • du har ikke indtastet det rigtige tabelinterval
  • du har kopieret VLOOKUP, mens tabelhenvisningen ikke er låst.

Hvis din tabel har en absolut reference, betyder det, at rækkerne og kolonnerne ikke ændres, hvis de kopieres. Dette er dog ikke tilfældet med en relativ reference. I dette tilfælde skal du skifte til den absolutte reference.

Du kan tilpasse teksten til fejlen # N / A ved hjælp af IFNA-funktionen. I dette tilfælde skal du skrive en længere formel med IFNA, der inkluderer VLOOKUP.

Her er et eksempel på en formel, der returnerer "ikke fundet" i stedet for # N / A:

=IFNA(VLOOKUP(value, table, column_index, FALSE), "not found")

Og her er en formel, der returnerer et tomt resultat:

=IFNA(VLOOKUP(value, table, column_index, FALSE), "")

Selvom du kan tilpasse beskeden, kan du overveje at bruge fejlen # N / A, fordi den straks tiltrækker din opmærksomhed og fortæller dig, hvis noget går galt.

Sådan bruges VLOOKUP

Du kan skrive formler fra bunden, eller du kan også bruge Excel-menuen. Vælg den celle, hvor resultatet skal vises, og vælg derefter fanen "Formler".

Klik derefter på "Indsæt funktion." Du vil se et felt, hvor du kan vælge kategorier af funktioner og vælge VLOOKUP-funktionen. Du kan også bruge feltet "Søg efter en funktion" og indtaste "vlookup".

Vælg funktionen, og feltet "Funktionsargument" vises. Her kan du indtaste de nødvendige parametre for funktionen. I dette vindue skal du angive den unikke identifikator, du leder efter, databaseplacering og de oplysninger, der svarer til den identifikator, du vil hente.

Disse argumenter er "Lookup_value", "Table_array" og "Col_index_num." Disse felter er skrevet med fed skrift, fordi disse argumenter er obligatoriske.

Det fjerde argument, hvis det er for opslagstilstand, og du måske ikke angiver det. Den omtrentlige tilstand er som standard indstillet.

For at indtaste det første argument, som er den unikke identifikator, kan du vælge den nødvendige celle og trykke på Enter. I dette tilfælde vil værdien af ​​denne celle automatisk blive indtastet som det første argument for VLOOKUP-funktionen.

Nu skal du indtaste det andet argument. Databasen skal ikke nødvendigvis starte i øverste venstre hjørne. For eksempel kan du også have en række, der beskriver kolonner, der fungerer som en overskrift.

”En af de bedste ting ved VLOOKUP-funktionen er, at placeringen af ​​databasen også kan tilpasses,” bemærker Bridget Allen, en revisor hos Best Writers Online.

Da VLOOKUP kun fungerer med antallet af kolonner, skal du angive, hvilket område af din tabel du vil bruge til opslag. Dette er hvad boksen "Table_array" er beregnet til.

For eksempel, hvis din tabel starter i øverste venstre hjørne, og dens første række er en overskrift, kan du vælge hele databasen uden den første linje. Hvis din database har fire kolonner (AD) og fem elementer i den, vil tabelarrayet være A2: D6, fordi cellerne A1-D1 indeholder overskriften.

Du kan klikke på den nødvendige regnearkfane og vælge området med databasen. Tryk på Enter, og det valgte celleområde føjes automatisk til det andet argument i VLOOKUP-funktionen. Her er et eksempel på et funktionsargument:

‘database_name’!A2:D6

I dette tilfælde er "database_name" navnet på fanen regneark.

Nu behøver du kun at specificere, hvilke oplysninger du vil hente og angive nummeret på den nødvendige kolonne.

Hvis du f.eks. Vil hente prisen på en vare fra tabellen i begyndelsen af ​​denne artikel, skal du bruge den tredje række, og "Col_index_num" -værdien vil være 3.

Afslutter

Microsoft Excel har en lang række funktioner, der kan hjælpe brugerne med at håndtere forskellige beregninger og andre opgaver. VLOOKUP er en meget nyttig funktion, der kan hente information, der svarer til en bestemt værdi fra en databasetabel.

Hvis du ikke er ny i Excel, kan du opleve problemer med denne funktion, fordi den har fire argumenter.

Hvis du følger vores vejledning, kan du dog vælge de rigtige argumenter og bruge de rigtige formler. Hvis du bruger denne funktion et par gange i praksis, vil du hurtigt forstå, hvordan den fungerer, så du kan bruge VLOOKUP, når du har brug for det.