Sådan designer du en kold e-mail til en administrerende direktør med en læse-, klik- og svarprocent på 100%

E-mailers guide til galaksen: Del II

Som jeg forklarede i mit sidste indlæg, er jeg 17, så mit netværk er endnu ikke for stort. For mig er kolde e-mails den nemmeste og mest direkte måde at nå en grundlægger på. I løbet af det sidste år har jeg sendt over hundrede e-mails til administrerende direktører, grundlæggere og designchefer og har fået svar fra over 80% af dem.

Mine e-mails startede ukonventionelt - fyldt med lange afsnit, massive introduktioner og ærligt talt meget lidt om modtageren. Men med A / B-tests, lige den rigtige mængde analyser og vedholdenhed, var jeg i stand til at bemærke, hvad der sidder fast.

De fleste antager bare, at de er dårlige forfattere, andre mener, at det kræver en grad i kommunikation. Ikke mig. I dette indlæg vil jeg give dig en play by play-håndbog om, hvad jeg lærte det sidste år. Og til sidst skal du være i stand til at låse et møde ned med den, du vil.

E-mail-adressen

Afhængigt af hvem du sender en e-mail til, kan den adresse, du vælger at sende din e-mail til, afgøre din skæbne.

Hvorfor? Jeg kommer ind på dette i det første indlæg i denne serie - Sådan finder du en CEOs e-mail-adresse på få minutter. Jeg berører beslutningen om, hvilken e-mail-adresse der skal bruges i første del af dette indlæg. Du bør nok læse det, før du går ind i denne.

Komponere e-mailen

Emnelinjen

I e-mail-verdenen starter kampen, før din besked overhovedet åbnes.

Det er din emnelinje mod resten i deres indbakke. Du er bare en bonde blandt de hundreder af andre, der kæmper for kongens opmærksomhed. For at komme foran tronen, for at få kongen til at høre dine tanker, skal emnelinjen i din e-mail være perfekt. Der er to måder at gøre dette på:

  1. Den trojanske hest
  2. Banker på hoveddøren

Den trojanske hestestrategi er et andet navn til camouflagering. Her er et eksempel:

Hvad synes du?

Husk, med hundreder af e-mails, der kommer på en dag, skifter den administrerende direktør, du sender e-mail, deres e-mail for dem, der har mest brug for opmærksomhed. Denne emnelinje passer perfekt ind i det utal af andre arbejds-e-mails, de modtager.

"Hvad synes du?" kan gælde for et forslag, der skal overses, et møde, der skal bekræftes, eller et tilfældigt spørgsmål. Hvis du konsekvent klikker på emnelinjer svarende til denne, kan din e-mail åbnes.

At banke på hoveddøren er det modsatte af den trojanske hest. Disse typer emnelinjer er perfekte til en tonehøjde, eller hvis du skiller dig ud og kan drage fordel af det. Her er et eksempel:

10 millioner dollars i omsætning 1 måned, nu har jeg brug for din hjælp

Dette er komplet clickbait, men det kan betale sig på store måder. Resten af ​​dette indlæg vil guide dig i at holde deres opmærksomhed nu, når du har grebet det.

Hilsenen

“Hej”, “hej”, “hej”, “hvad sker der”, “yo”, “kære”, “god morgen”, “hvem det måtte være”. De første to ord i din e-mail angiver tonen for hele din note.

Derfor er det afgørende at beslutte, hvilken hilsen der skal bruges. Den, jeg har fundet mest succes med, er "Hej [fornavn]," og Business Insider er enig. Dette skyldes, at det ikke er for afslappet (for eksempel "hej" eller "hvad sker der"), og det ikke er for formelt som "kære" eller "hvem det end måtte vedrøre."

Det er dog i sidste ende op til den person, du sender e-mail til. Når de svarer, bruger de muligvis en anden hilsen end dig. Fra da af skal du bruge deres hilsen, mens du mailer med dem. Hvis de svarer med den samme hilsen, rammer du et hjemmeløb.

Den første linje

Du har overbevist den person, du sender e-mail om, til at se på din note, og du angiver tonen med hilsenen. Nu er det tid til at fange deres opmærksomhed.

Her er et kig på den linje, jeg bruger:

Jeg er ikke et normalt barn . Jeg er 17 , gå på Dalton School, lige i byen fra [indsæt deres firma her] , og jeg vil meget gerne stille et spørgsmål .

Lad os nedbryde det. I en sætning har jeg sagt:

  1. Hvem jeg er
  2. Hvorfor jeg er anderledes
  3. Hvordan vi er fjernt beslægtede
  4. Hvad mit formål er med denne e-mail

CEO har ikke meget tid, og de har endnu mindre for folk, de ikke kender. At fange dem i første sætning er nøglen.

De fedeste ord er de vigtigste. At være 17, et barn, sætter op, hvem jeg er, og hvad der gør mig anderledes. Fordi jeg er lokal, hvor de er, giver det dem et incitament til at lære, hvorfor jeg når ud til dem. Og i stedet for bare at sige “Hej, dejligt at møde dig”, erklærer jeg, at jeg har en intention.

Lad os se på et eksempel på en åbner:

Jeg er junior i Stanford, 95% af campus er på min app, og jeg ville tale om YC.

De samme fire taster vises i denne sætning. Afsenderen er en Stanford-studerende, de er forskellige på grund af antallet af brugere, de har, eksempelmodtageren er en Stanford-alun og har gennemgået YCombinator.

Den første sætning sætter scenen for resten af ​​e-mailen og tilbyder en hurtig forhåndsvisning fra indbakken. Om dette emne er her, hvor meget preview-plads der er for forskellige e-mail-klienter.

Apple Mail: 140 tegn

Gmail: 110 tegn

AOL: 75 tegn

Outlook: 55 tegn

Eksemplet ovenfor har 88 tegn, og hvis du inkluderer emnelinjen, er den 109 lige under Gmails hætte.

Biografen

Her er en ting at huske på, når du skriver en e-mail: ligesom det var en kamp for at få din e-mail klikket på, er det stadig en kamp for at få dem til at læse linje efter linje i kroppen. Det er vigtigt at fange din læser med hvert afsnit.

Nøglen til at få administrerende direktør til at læse hver linje er at trække forbindelser mellem jer to. Med mere til fælles vil modtageren gerne fortsætte med at læse, bare for at se, hvad der adskiller dig. Det er nøjagtigt som det er lettere at få et job, hvis du gik på samme skole som grundlæggeren af ​​virksomheden.

Bio er stedet at gøre det. Mens du opretter forbindelser, udråber du også alt, hvad du har gjort, der er imponerende, og hvordan du er kommet dit, hvor du er.

Tricket med at skabe disse forbindelser i hvert afsnit er forskning. Jeg anbefaler, at du finder fem links om grundlæggeren, administrerende direktør eller den person, du når ud til, før du selv starter dit udkast:

  • 1 interview med dem
  • 2 artikler, der dækker dem
  • Deres hjemmeside / om side
  • Deres LinkedIn (tidligere virksomheder, uddannelse, frivilligt arbejde og kontaktoplysninger)

På hver side er du nødt til at finde et stykke information, der hjælper din sag. Uanset om det er en delt by eller skole, eller endda hvis du har en ven, der arbejdede for et firma, de gjorde, er det nyttigt at sætte det i din biograf.

Her er et eksempel på den biografi, jeg brugte til min sidste e-mail:

New York har lært mig at interessere mig dybt i verden omkring mig: energien, innovationen og perspektiverne. For et par år siden begyndte jeg at mærke virksomheder, hvoraf den ene Hillary Clinton Instagrammed om, hvilket fik mig til at begynde at designe apps, der skabte løsninger på New Yorkeres daglige problemer. For at bringe dem til liv lærte jeg mig selv at kode, hvilket landede mig på WWDC som lærd. Mødet med grundlæggerne der begyndte jeg at gennemføre casestudier og så på, hvordan design kan hjælpe med at løse problemer med fremtiden, og se på, hvordan ride-hagl kan gøres mere tilgængelige. Efter WWDC, i løbet af sommeren, cyklede jeg Citi over Brooklyn Bridge hver dag for at praktisere ved en opstart i DUMBO. Og sidste efterår trænet til at løbe et maratonløb, der løber hver dag i Central Park. I november krydsede jeg målstregen i Cape Cod.

Du tænker sandsynligvis, "det er en lang biografi." I virkeligheden er jo mere til fælles jer to der, jo mere er de villige til at læse.

Lad os nedbryde denne biografi. Den person, jeg mailede 1) bor i New York og var på den tidligere borgmesters kommunikations- og marketingteam, 2) arbejdede på Hillarys kampagne, 3) havde tagget WWDC på hendes Instagram, 4) er på Citi Bike lige nu og arbejder på alternativ transit, og 5) er en løber.

Fem ting til fælles fra fem websteder, alle i kronologisk rækkefølge. Dette får e-mailen til at strømme og skrider frem fra fortiden til nutiden.

Smigeriet og spørgsmålet

Efter at have oprettet forbindelsen mellem grundlæggeren og dig selv, er det nu pointen at skabe forbindelsen mellem dig og det firma, de grundlagde / kørte.

At vise, hvorfor du elsker deres firma så meget, er det perfekte stadium til at levere dit spørgsmål. Dette afsnit er kort, men det har indflydelse. Lad os se på et eksempel, inden vi går ind på, hvorfor dette er så vellykket:

Dit arbejde og tankegang inspirerer mig ærligt talt. Som medstifter af en startup og en ambitiøs designer ser jeg op til dig, dit tidligere arbejde og [firmanavn]. Din platform har ændret måden folk kommunikerer på, men på en måde har ingen før: det er gjort med design.Nu vil jeg hjælpe [firmanavn] med at inspirere flere mennesker ved at blive medlem af dit interaktionsteam. Da min baggrund er sammenflettet med ordet design, er jeg sikker på, at jeg virkelig kan hjælpe med at gøre en forskel. Jeg kender begge sider af mønten, engineering og designsiden, og jeg håber at bringe det med mig.

I tre korte afsnit forklarer jeg, hvorfor jeg synes, at den administrerende direktør er så speciel, hvorfor jeg synes, at deres virksomhed er så speciel, og hvorfor jeg i første omgang sender en e-mail.

Dette fungerer, fordi smigret i første afsnit gør modtageren ophidset. I det andet ser CEO en ægte forståelse af deres virksomhed. Og ved den tredje har den hurtige acceleration bragt læseren til spørgsmålet i godt humør, så de kan absorbere, hvorfor det var værd at komme til punktet i denne e-mail, og hvad der adskiller forfatteren fra gennemsnittet.

Som du måske har bemærket i denne e-mail og dette Medium-indlæg, holdes afsnit maks. To eller tre sætninger.

De kortere afsnit får e-mailen til at føle sig kortere som helhed. I stedet for uendelig rulning har læseren det som om de gør fremskridt efter hvert afsnit slutter.

Længere afsnit fører også til skimming, og et eller andet sted i de midterste sætninger mister læseren fokus.

Endelig, da de fleste administrerende direktører læser deres e-mail på en mobilenhed, ser lange afsnit ud, og korte afsnit ser normale ud.

Konklusionen

Lige hvordan e-mailen hurtigt accelererede til sit toppunkt, skal den også decelerere hurtigt. Når læseren kender pointen med din e-mail, bryr de sig ikke meget om resten. Så i konklusionen skal du afslutte og komme ud.

Jeg ville være begejstret for at høre dine tanker og ville elske at fortsætte denne samtale. Mit CV er vedhæftet, og referencebreve er inkluderet i det. Min portefølje er bare min hjemmeside, så det er også forbundet. Lad mig vide hvad du tænker.

Dette opsummerer alt hvad du har brug for, du kan endda kopiere og indsætte. Årsagen til dette virker er, at det fortsætter den positive holdning og spænding, mens den tilbyder yderligere læsning, som et CV eller en portefølje.

Underskriften

På samme måde som når vi taler om første linje, er der mange muligheder at logge af med.

"Alt det bedste", "bedst", "tak et ton", "tak", "skål", "oprigtigt" og et simpelt strejf er nogle eksempler.

Fuld offentliggørelse, jeg bruger "skål", men Business Insider anbefaler "tak." Se på deres gør og ikke for denne.

Links

Ligesom fem links blev anbefalet i forskning, anbefales fem links til signaturen. Efter at have testet så få som et link til så mange som seks, har jeg fundet, at det er i perfekt balance. Du skal tilføje din:

  • Hjemmeside / portefølje / Github
  • Genoptag
  • LinkedIn
  • E-mail
  • Telefonnummer

Formateringstip: sæt et mellemrum mellem de første tre og de sidste to for at adskille dine personlige links fra kontaktoplysninger.

Send-knappen (tryk ikke på den endnu!)

En sidste ting: inden du trykker på send-knappen, skal du forberede krigsrummet.

Hvis du sender en e-mail uden en tracker eller den rigtige analyse, falder dine odds for at få et svar markant ned. Så i mit næste indlæg vil jeg dække, hvordan man kan sikre et svar ved at se, hvornår de læser din e-mail, hvad de klikker på, og hvordan det kan informere, hvordan din opfølgning skal se ud.

Hvis du kunne lide dette indlæg, skal du holde det nede? ikon (du kan gå op til 50, ved du det). Hold øje med det næste indlæg og det efterfølgende, som vil gå ind i sporing af fremskridtene i din e-mail.

Følg mit medium for at lære mere om design fra et nyt perspektiv, bogstaveligt talt. I de næste par måneder dykker jeg ind i, hvordan design krydser fremtiden. På denne side kan du se casestudier, der undersøger selvkørende biler og stillinger, der fremhæver grænseflader, der bryder grænser i UI / UX-verdenen.

Du kan også fange mig på Instagram og Twitter!