Sådan organiseres - hårdt vundne tip til at organisere dit liv

På grund af ændringerne med COVID-19 har mange mennesker været nødt til at finde sunde og produktive måder at arbejde eksternt på.

Nogle er sendt hjem og kan fortsætte med at udføre deres arbejde derfra, men "kunsten" ved fjernarbejde handler ikke kun om at blive hjemme og forsøge at være så produktiv som muligt. Der er en hel række teknikker og bedste praksis, der kan gøre dig superproduktiv uden at blive træt eller udmattet.

Ideen til denne artikel dukkede op, da folk spurgte mig, hvordan jeg blev organiseret og ikke skræmmer at skabe artikler og udgive indhold ugentligt (ud over at beskæftige sig med andre emner som samfund og begivenheder).

Først forstod jeg ikke hvad big deal var, da jeg ikke så det på samme måde - før flere også begyndte at stille spørgsmål. Så jeg indså, at dette var et emne af interesse for samfundet som helhed. Det var da jeg besluttede at skrive om, hvad jeg gør med håbet om at hjælpe alle, der læser dette.

Objektiv

Denne artikel er ikke nødvendigvis ressourcen med alt-i-alt-sammen, men er snarere beregnet til at være et sæt bedste praksis og tip, som jeg har samlet og organiseret gennem årene.

Bemærk : Denne artikel er helt baseret på mine individuelle oplevelser, så jeg mangler muligvis eller udelader nogle ting, fordi jeg bare ikke har levet dem.

Derudover er alle de værktøjer, som jeg nævner igennem, og meningerne om dem helt mine, baseret på min brug og min erfaring.

Hvis du har haft forskellige oplevelser eller har et andet syn på personlig organisation, vil jeg meget gerne læse om det i en anden artikel eller på sociale medier.

Når det er sagt, lad os gå videre til indholdet!

Min historie med personlig organisation

For dem, der ikke kender mig, hedder jeg Lucas Santos. Jeg arbejder i øjeblikket hos Microsoft som Cloud Advocate, men jeg har arbejdet med teknologi og udvikling i næsten 9 år.

Men hvorfor fortæller jeg dig alt dette? Fordi jeg vil vise, hvor mine ideer om personlig organisation kommer fra, og hvorfor jeg synes, de er særlig vigtige.

I løbet af min karriere har jeg haft forskellige stillinger inden for forskellige områder, fra støtte til ledelse. Og gennem al min erfaring har jeg aldrig kun arbejdet med udvikling.

Med andre ord var mit arbejde aldrig mit eneste job - jeg har altid været meget involveret i udviklingssamfund, begivenheder, møder, undervisning i programmering, skrivning af artikler, oprettelse af videoer og podcasts ... alt sammen mens jeg forsøgte at styre mit personlige liv.

Siden jeg var lille, var jeg altid en meget ængstelig person. Jeg var altid meget nysgerrig efter at finde ud af, hvordan tingene fungerede, og jeg ville altid have kontrol over alt. Jeg var nødt til at kende hele processen for at være sikker på hvad de gjorde. Det gav mig en følelse af sikkerhed, at vide, hvor jeg stod.

I grundskolen og gymnasiet var dette aldrig et problem. Men da jeg kom på arbejdsmarkedet og college, begyndte det at være ret umuligt. Det er let for dig at vide alt i en lille virksomhed, men når tingene begynder at blive store, er det uden for din kontrol. At prøve at genvinde fuld kontrol over alt er som at prøve at holde et tog i bevægelse tilbage med dine egne bare hænder.

Og selvfølgelig troede jeg, at jeg kunne holde toget ...

Så 2016 og 2017 var nogle af de mest stressende år, jeg nogensinde har haft i hele mit liv. Jeg var nødt til at styre mit college (på det tidspunkt at studere UFABC) og også mit job, som for nylig var flyttet til et sted i São Paulo kaldet "Vila Olímpia". Det var langt væk fra mit hjem, og offentlig transport for at komme dertil var en smerte.

Dette var en af ​​de sværeste prøver, jeg havde bestået. Det tog mig næsten 2 timer at komme på arbejde, så jeg vågnede hver dag kl. 05.40 og gik lige fra arbejde til college og vendte tilbage kl. 23.00.

Det er overflødigt at sige, at jeg havde brug for at finde en måde at organisere alt, hvad jeg havde at gøre - studere til eksamen og mine timers søvn og fritid. Men jeg svigtede dybt. I samme år havde jeg flere helbredsproblemer og flere angstanfald. Jeg tager stadig en angstdæmpende pille hver dag.

Fra det tidspunkt begyndte jeg at indse, at det ikke var mængden af ​​ting, jeg gjorde eller ikke gjorde, men hvad jeg tænkte på dem. Jeg troede altid, at jeg ikke gjorde nok, og at jeg ikke kom, hvor jeg ville hen.

Det var her, jeg indså, at problemet ikke var mig, men min manglende organisation. Og siden da har jeg forsøgt at evangelisere personlig organisation til så mange mennesker som jeg kan, så ingen skal gennemgå de samme problemer, som jeg gik igennem.

Hvorfor personlig organisation er vigtig?

For det første betyder det at være organiseret, fordi det hjælper med at reducere (hvis ikke eliminere) din angst for at se ting blive gjort - men vi vil tale lidt mere om det i et andet afsnit.

Dette er godt for dit helbred, fordi det hjælper dig med at undgå mange problemer, som angst kan forårsage. Du ved, at du kan slappe af, fordi ting er planlagt, og hvis du følger din plan, vil alt være klar, når det skal være.

Alt i livet kræver organisering og planlægning, fra de mindste ting som din hamsters fødselsdag til store og komplekse problemer som distribuerede systemer ved hjælp af Kubernetes med AKS.

Du undrer dig måske - skal du organisere dig selv for at gøre alt i dit liv, er det en forpligtelse? Nej, du kan bare gå gennem opgaverne en efter en og gøre dem i den rækkefølge, du ønsker, og gemme alt i dit sind. Men i sidste ende vil det ende med at veje på dig.

Sidst men ikke mindst er det at organisere en måde at gøre flere ting på kortere tid. Så det kunne være, at de 5 ting, du planlagde at gøre i løbet af ugen, alle kunne løses parallelt på to dage. Så ville du have 3 dage til at gøre andre ting.

At organisere sig inkluderer ikke kun at have dit arbejde organiseret, men også dit personlige liv og din fritid. Ja! Fritid er lige så vigtigt som enhver artikel eller et projekt, du vil gøre i dit liv. Det skal have tid i din dagsorden for enhver pris. Men hvis du ikke planlægger det, vil du altid ende med at skubbe det til sidste prioritet, og så kommer din angst tilbage igen.

Fordele ved personlig organisation

Lad os opsummere, hvad vi talte om i små emner. Hvad er fordelene ved personlig organisering?

  • Reducerer angst og stress forårsaget af ikke at have kontrol over ting
  • Opretter en voksende organisation tankegang , der gør det muligt at udvide din organisation psykologi til andre områder og andre mennesker
  • Øger din effektivitet, så du kan gøre flere ting på kortere tid
  • Frigør tid til at udrette flere ting og giver dig derfor mere tid til dig selv
  • Opretter sunde organisations- og arkivvaner, der giver dig mulighed for at søge efter og finde ting meget hurtigere
  • Genererer ansvar
  • Fremkalder selvkontrol og disciplin

Vanskeligheder ved personlig organisering

At blive organiseret er ikke en simpel opgave og tager derfor lang tid. Personlig organisering går langt ud over kalendere og opgavelister - vi er nødt til at skabe vaner. Og det er allerede bevist, at en ny vane tager mindst 21 dage at blive dannet.

Vi er også nødt til at skabe disciplin, undgå udsættelse og gøre en masse andre ting, der ikke kun involverer en mental, men også en fysisk ændring.

Mange ting kan undergrave vores personlige organisation, som vi ikke engang bemærker, for eksempel:

  • Udsættelse, handlingen med at lade noget udføres senere, når der ikke er nogen straf for ikke at udføre en opgave
  • Mental træthed
  • Fysisk træthed
  • Manglende prioritering
  • Manglende definition i opgaver
  • Problemer med selvdisciplin (når alt kommer til alt kan ikke alle mennesker organisere sig så meget at de skaber disciplin og tager folk alvorligt)

Og mange andre ting.

Lad os gøre det videnskabeligt og se, hvordan vores hjerne fungerer.

Psykologien bag personlig organisation

Hjernen er en imponerende kompleks computer fuld af hemmeligheder, som vi endnu ikke har fundet ud af. Vi har dog formået at skabe analogier, der ligner meget computere.

Ligesom du ofte har en række opgaver, der kører på samme tid på din personlige computer - min har for eksempel nu en browser, redaktøren, hvor jeg skriver denne artikel, og nogle kommunikationsapps - alt ser ud til at køre på samme tid. Men faktisk skifter processoren meget hurtigt mellem opgaver, dvs. i det væsentlige kører den kun en opgave ad gangen.

Det samme gælder vores hjerne. Selvom det ser ud til, at vi kan udføre flere opgaver på samme tid, kan hjernen kun udføre to kognitivt komplekse opgaver samtidigt.

Så mange mennesker tror, ​​at handlingen med multitasking er gavnlig og effektiv, når den faktisk er mere skadelig end gavnlig. Et klassisk eksempel er at prøve at tale i telefonen, mens du skriver noget andet. Eller skrive en e-mail, mens du taler med nogen om et andet emne. Dette skyldes, at kanalerne, der behandler tale, er de samme, og at der kun er en af ​​dem.

Og det forklarer, hvorfor vi kan binde en knude eller spille en sang og synge på samme tid: stemmen og motorkanalerne, der er ansvarlige for strengens bevægelse, er forskellige.

Når vi gør det ubevidst, kalder vi det task switch, ellers kalder vi det kognitivt skift.

Derudover er der dette koncept kaldet dit opmærksomhedsspænd, hvilket er det mål for tiden, at et menneske forbliver fokuseret på en bestemt opgave. Microsoft Canada offentliggjorde en undersøgelse i 2015, der siger, at den gennemsnitlige tid, som et menneske forbliver opmærksom på en opgave, er ca. 8 sekunder. Og dette er super vigtigt for det, vi skal tale om næste gang.

Koncentrationsevne

Selvfølgelig kan dette ændre sig efter den type opgave, vi udfører. Når en opgave er motiverende eller behagelig, kan vi tilsyneladende have op til 20 minutters opmærksomhed.

Og hvorfor er dette vigtigt? Simpelthen fordi vi nu har en tidsfrist, hvor vi skal udføre vores opgaver for at forblive effektive og organiserede. Det vil sige, vi kan ikke oprette opgaver, der overstiger 20 minutter.

Dette tvinger os til at opdele større opgaver i mindre opgaver. Og det tvinger os i sig selv til at specificere alt, hvad vi gør, og skabe en bedre beskrivelse af, hvad vi skal gøre. Det får os også til at fjerne ubrugelige opgaver eller latterlige ting, der kan synes vigtige ved første øjekast.

Og det er det første skridt mod personlig organisering: Ved nøjagtigt hvad du skal gøre.

Når du har en overskyet opgave eller en, der ikke synes meget eksplicit, kan du simpelthen ikke udvikle den opgave til tiden. Så du er nødt til at oprette en anden opgave bare for at kunne tænke bedre om denne første. Dette betyder, at du har en opgave til planlægning af den næste opgave, hvilket var præcis, hvad jeg gjorde, da jeg skrev denne artikel.

Jeg ville skrive indhold om personlig organisering, men jeg vidste ikke, hvor jeg skulle starte. Så i to uger bøjede jeg mig over det og undersøgte mulige emner, jeg kunne tale om og skrive om, og tog altid notater.

Da jeg er brasiliansk, er mine organisationsnotater på portugisisk, men du forstår pointen ...

Organisering af indhold

Indledende tip

For denne del af artiklen vil jeg fokusere mere på den disciplin, du skal udvikle gennem denne proces. Vi arbejder på at organisere os selv som mennesker, så jeg overlader diskussionen om specifikke værktøjer og metoder til den næste del.

Alt, hvad jeg vil tale om her, er baseret på det, jeg har oplevet gennem årene.

Undgå halve ord og åbne sammenhænge. Ved altid nøjagtigt, hvad der skal gøres

Sørg for, at dine opgaver er meget veldefinerede til mindste detalje. "Talk to John" er ikke en veldefineret opgave - du skal gøre meget klart alt, hvad du skal gøre, med så mange detaljer som muligt.

For eksempel er "Tal med John om forsikringspolice og bede om, at betalingen sendes den 23." er meget mere specifik og klar.

Din hjerne er ikke en harddisk, den er ikke pålidelig

Kan du huske, hvad du lavede lige nu for 3 år siden? Ingen? Det gør du selvfølgelig ikke. Vores hukommelse er upålidelig, så noter altid alt, når du tænker på det. Vent ikke til senere, og sig aldrig sætningen "Senere skriver jeg dette ned" .

Skriv altid alt ned så detaljeret som muligt et sted for at få det ud af din hjerne.

En dag talte jeg med en ven, William "PotHix" Molinari - som også er udvikler af et af de organisationsværktøjer, jeg bedst kan lide. Han gav mig et af de sejeste tip:

"Din hjerne er lavet til at behandle, ikke til at huske, så tag alt hvad du behøver for at huske det og læg det i en anden mere pålidelig kanal, som papir" .

Vær disciplineret

Personlig organisering styres stærkt af selvdisciplin og ansvar, så du skal tage det som en del af dit job.

Nogle mennesker har svært ved at gøre noget personligt til et ansvar. Fordi trods alt ingen vil kæmpe med dig eller trække dit hår ud, fordi du savnede eller forsinkede en personlig opgave. Du er din egen manager.

Men dette er både godt og dårligt, hovedsageligt fordi du skal være lidt hård mod dig selv for at være produktiv og effektiv. Husk, den eneste person, der er skyld i dine fiaskoer, er dig og ingen andre.

Derfor er ansvaret for at opbygge disciplin - for både store og små opgaver - dit og kun dit. Så skab konsekvenser for dig selv, hvis du ikke lever op til dine forventninger: "Jeg vil ikke se min serie i dag, fordi jeg ikke har afsluttet mine opgaver", eller "Jeg vil slukke for Internettet, fordi jeg forsinkede denne opgave".

ALT er en opgave

Vi taler om dette senere, men alt kan betragtes som en opgave, lige fra at rydde op i haven til at arbejde hen imod verdensfreden. Så skriv alt, hvad du skal gøre, og gør ekstrem brug af at gøre lister.

Skam dig ikke ved at bede venner om at sende invitationer til den søndagsgrill og leve efter princippet: "Hvis det ikke er på min kalender eller på min opgaveliste, findes det ikke."

Hold det simpelt

Vi talte bare om at skrive det hele ned. Men det nytter ikke bare at lægge en opgave ned med titlen "Opnå verdensfred". Det er for stort og vagt. Vi vil tale mere om dette nedenfor, men forsøg altid at opdele store opgaver i små opgaver - husk, 20 minutter eller mindre. På denne måde ved du altid, hvad du skal gøre.

Alt har en deadline

Jeg er programmør, og jeg hader at arbejde med deadlines, fordi jeg vil have mit system endnu mere robust og mere perfekt. Men desværre, i vores liv, har alt brug for en slutdato.

Alle opgaver, du opretter, skal have en dato og / eller tid til at afslutte. Hvis du ikke er færdig inden da, har du fejlet din plan og har brug for at genoverveje, hvordan du organiserer dig selv.

Det tager et stykke tid at forstå din rytme. For eksempel er jeg en menneskelig amøbe før kl. 9, så jeg ved, at jeg ikke vil være i stand til at fuldføre noget meget komplekst før dette tidspunkt. Så jeg planlægger de mest komplicerede og krævende opgaver med større kognitiv belastning til efter middag.

Før det udfører jeg mindre opgaver som: besvare e-mails, læse nogle artikler, jeg har på min læseliste, se nogle YouTube-lektioner, organisere mapper og filer osv.

Voks ud over din frygt for fremtiden

Dette går ud over den personlige organisering af opgaver. Men det store problem er, at vi tror, ​​at vi vil bruge noget i fremtiden, og vi ender med at beholde det - for eksempel har jeg en mappe fuld af disketter her, som jeg kun opbevarer på grund af ren nostalgi.

Men den professionelle arrangør Mia Lotringer viste i denne fremragende artikel en meget interessant måde at organisere dig fysisk og virtuelt med dine filer:

  1. Overvinde din frygt for at smide ting eller slette filer.
  2. Læg alt, hvad du tror, ​​du har brug for i fremtiden, i en kasse med en destruktionsdato, normalt 6 måneder fra den aktuelle dato.
  3. Hvis du har brug for at tage noget derfra og bruge det inden denne sidste periode, skal du tage den ting ud af kassen og lægge den i en anden kasse med en længere destruktionsperiode, f.eks. 1 år.
  4. Hvis du har brug for at tage denne vare ud af 1-årskassen igen, skal du beholde den, fordi du bruger den rigtigt.
  5. Hvis ikke, når datoen ankommer, skal du kaste alt i kasser væk.

Har et sted at organisere dine opgaver

Vi vil snakke lidt om værktøjer og software, men indtil videre har du altid et sted at skrive ned og få dine opgaver klar med datoer og beskrivelser. Det kan være en notesbog, en kalender, en planlægger (som jeg aldrig har forstået, hvordan jeg bruger), uanset hvad. Det vigtigste er ikke mediet, men vanen .

Du kan skrive alt ned på bundpapir, så længe du ser på det dagligt. Det vil sige, så længe du skaber en vane med at se på og udføre dine opgaver hver dag, uanset hvor du lader dem være, er det fint. Men husk at det tager mindst 21 dage at skabe vaner.

Organiser fysisk

Alt, hvad jeg taler om her, ser ud til at være knyttet til opgaver og ting at gøre, men din arbejdsplads og dit fysiske rum skal være organiseret. Ingen kan gøre noget i et meget rodet miljø, fordi det skaber en masse visuel forurening, der ender med at distrahere dit sind.

Fokus, styrke og tro. Men primært fokus

Har fokus på de ting, du laver. For fokus siger jeg: Gør kun en ting ad gangen . Forsøg ikke at omfavne verden og gør fem ting på samme tid, vælg en opgave, gør det til slutningen, og fortsæt derefter med en anden.

Små opgaver med det samme!

Hvis du har en opgave, der tager 2 minutter eller mindre - som at sende en e-mail, besvare en person, bede om information, ændre noget - gør det med det samme. Disse opgaver behøver ikke engang at være på din to-do-liste, bare gør dem så snart du tænker på dem.

Dette er en undtagelse fra den foregående note, hvor jeg satte, at alt skulle være på listen. Fordi den tid, det tager for dig at skrive en lille opgave på listen, er den samme tid, du vil bruge på at afslutte opgaven.

Handelsværktøjer

Da vi nu har dækket lidt om, hvad personlig organisation er, skal vi nu tale om, hvordan man organiserer - i detaljer! Det handler om de værktøjer, du vælger for at gøre dit liv lettere og om din egen selvdisciplin.

Hvad skal jeg organisere?

Vi siger altid "Ah, vi har brug for at organisere" men hvad skal der organiseres? Dit liv. Okay ... Men hvad udgør dit liv?

Dette vil variere fra person til person, men prøv at lave en interessant refleksionsøvelse: Sid (eller stå) og opregn alle de ting, du normalt gør i en hel dag. Prøv derefter at liste med, hvad du interagerer for at udføre en sådan opgave, for eksempel:

  • Besvar e-mails ( interaktionen her ville være med e-mail )
  • Ret kalenderen ( Interaktionen her ville være med dagsordenen )
  • Betal regninger ( Regningerne ville være interaktionen )

Og så videre...

Du vil opdage, at en person generelt ikke behøver at organisere mere end tre ting: e-mails, kalender og opgaver.

Det er dog vigtigt at sige, at inden for disse emner kan vi have en række forskellige kategorier, hvor vi kan oprette andre emner, der skal behandles forskelligt.

For eksempel er jeg konstant involveret i begivenheder, artikler, publikationer og kode, så de værktøjer, jeg bruger mest, er kalenderen, e-mails og teksteditorer. Men jeg kan ikke bare kategorisere alt som en begivenhed på dagsordenen - jeg har flere kategorier, der skal behandles forskelligt.

På denne måde foretrækker jeg at sige, at de emner, der skal organiseres, er:

Opgaver

  • E-mails
  • Noter og dokumenter

Tidsplan

  • Personlige begivenheder
  • Online begivenheder
  • Eksternt arbejde (freelance)
  • Daglige opgaver (personlige eller arbejdsrelaterede)
  • Regninger
  • Personlige forpligtelser
  • Hviletider (fritid, hobbyer)
  • Neutral tid ( fritid )

Så vi er nået til den største kontrovers på dagsordenen: Skal vi organisere og planlægge vores fritid? Ja! Det er fritid som enhver anden, og vi vil tale mere om det i de følgende afsnit. Men ideen er, at din dagsorden ikke skal have "tomme" slots. Alt skal være optaget af noget, du gerne vil gøre.

Og så har vi et andet supergyldigt spørgsmål: Men hvis jeg planlægger min fritid, holder den så op med at være fritid?

Nå, hvorfor skulle det? Bare fordi du sætter din fritid på dagsordenen for at gøre, hvad du vil, betyder det ikke, at du metodisk omdanner det til en formel arbejdstid, der skal følges til punkt og prikke.

Ser du, ideen om personlig organisering er ikke kun gyldig til arbejdsopgaver - det er bare det modsatte. Personlig organisation betyder at tage kontrol over din tid, så du ved nøjagtigt, hvordan du udnytter den bedst muligt. Al din tid skal være indeholdt i dine personlige organisationsmetoder.

Du kan kun tage kontrol over din tid, hvis alt det planlægges, ellers har du planlægningshuller, og dette vil påvirke dit liv.

Vi vil nu dissekere disse vigtigste emner.

Tidsplan

Dagsordenen er din bedste ven i personlig organisation. Husk organisationens største motto:

Hvis det ikke er på dagsordenen, eksisterer det ikke

Du kan bare ikke glemme at tilføje noget til dagsordenen, for ellers vil du have et stigende antal ting, der "ikke eksisterer", og du vil ofte glemme ting.

Dette får det til at føle, at den metode, du bruger, ikke fungerer, men det er ikke noget lignende. Det handler om vaner, som vi vil tale om senere.

Værktøjer

Det arbejde, du udfører, er lige så godt som de værktøjer, du har, så lad os tale lidt om de planlægningsværktøjer, vi har til rådighed for os:

  • Google Kalender: Dette er mit valg for nemheds skyld. Kalender er allerede integreret med Gmail-e-mail-konti (som jeg bruger som min primære konto), så det er ekstremt behageligt at bruge
  • Outlook-kalender: Det samme som Google Kalender til Outlook-brugere som din primære e-mail-konto
  • Apple Calendar: Igen, den nøjagtige samme ting for brugere af Apple-konti som de vigtigste e-mail-konti

Til disse værktøjer anbefaler jeg virkelig, at du holder dig til en af ​​disse tre af nogle få grunde:

  • Alle er knyttet til en e-mail-konto, hvilket gør styringen lettere. Husk: prøv altid at bruge det mindst mulige antal værktøjer.
  • De er alle synkroniseret i skyen, så det er meget svært for dig at miste nogen af ​​dine data. Det er også meget lettere at migrere fra en enhed til en anden.
  • Alle har webklienter.

Og nu kommer vi til det vigtigste punkt: Alle kalendere understøtter import af eksterne kalendere . Dette er vigtigt, fordi du for det meste har en personlig dagsorden og en arbejdsplan. Jeg anbefaler også, at du har en dagsorden for hver type opgave, du udfører.

Det betyder, at det er vigtigt, at du centrerer alle dine tidsplaner ét sted. Dette gør styringen nemmere, så længe tidsplanerne er synkroniseret. Dette betyder, at hvis jeg f.eks. Ændrer min arbejdsplan fra min personlige tidsplan, udbreder den ændringen til den oprindelige tidsplan.

Lyder kompliceret? Lad os se på et eksempel:

Lad os sige, at jeg ændrer en begivenhed i min arbejdsplan fra min personlige tidsplan. For eksempel ændrer jeg fra min personlige tidsplan min RSVP fra "ja" til "nej" for et arbejdsmøde. Denne ændring skal udbredes til arbejdsagendaen, hvor begivenheden skal sige, at jeg ikke længere vil være til stede.

Dette er muligt, fordi de fleste kalendere bruger CalDAV-protokollen, som er en standardkommunikationsprotokol for eksterne kalendere.

Hvis du ikke er tilfreds med standardvisningerne i din valgte kalender, kan du altid downloade en klient, som du kan ændre. Du kan endda inkludere andre muligheder og funktioner.

For eksempel, hvis du ikke kan lide at få adgang via internettet, har Outlook en fremragende PWA (se hvordan man gør det her). Det er også muligt gennem Chrome's webapps at omdanne ethvert websted til en desktopapplikation.

Organisering af dagsordenen

Organisering af din dagsorden er meget vigtig, da det vil være derfra, at du får hele din egen personlige organisation. Derfor er dagsordenen hovedpunktet i al vores "teori" her.

Har en anden tidsplan for hver aktivitet

Når vi opretter en kalender i et af de værktøjer, der er beskrevet ovenfor, får vi automatisk en kalender kaldet "Kalender". Dette betyder dog ikke, at vi skal holde os til en enkelt kalender på den samme dagsorden, og det skal vi ikke.

Det er god praksis at oprette en ny kalender - eller en ny dagsorden, afhængigt af din platform - for hver type aktivitet, du deltager i. Se hvordan jeg organiserer mine dagsordener:

Da kalenderen er på portugisisk, placerer jeg de oversatte navne på listen og de originale navne i parentes:

  • Personlig (Pessoal): Dette er den standardkalender, som jeg omdøbte til at være min personlige kalender. I det markerer jeg alle mine personlige forpligtelser og dem, der ikke passer ind i nogen anden dagsorden.
  • Bekræftede begivenheder (Eventos confirmados): I denne kalender markerer jeg de begivenheder, som jeg er sikker på, at jeg vil deltage i, såsom møder, foredrag, konferencer, webinarer, podcasts ...
  • Ubekræftede begivenheder (Eventos não confirmados): Her er "Gem datoen" for de begivenheder, som jeg har indsendt forslag til foredrag, eller som jeg er på randen af ​​at deltage i, men endnu ikke er fuldt bekræftet.
  • SP-begivenheder (Eventos SP) : I denne kalender markerer jeg andre begivenheder, som jeg vil deltage i, men ikke som højttaler eller personale, bare som lytter. Dette er en delt dagsorden blandt flere mennesker, der organiserer begivenheder i São Paulo, så det tjener mere som en guide til at undgå at planlægge begivenheder på de samme dage.
  • Familie (Família): Dette er en dagsorden, som jeg deler med mine forældre og andre mennesker i min familie, så vi kan kende de dage, hvor alle har travlt.
  • Freelance (Freelas): Her er en dagsorden til planlægning af leveringsdatoer for sideprojekter og også vigtige møder med kunder.
  • Opgaver (Tarefas) : Dette er utvivlsomt den vigtigste dagsorden, da det er her, jeg synkroniserer mine opgaver med min opgaveliste.

Tilføj lidt farve

Det er meget lettere at identificere og kontrollere, hvad der sker, når du tilføjer farve til dine kalendere og opgaver. På denne måde er det muligt at se meget tydeligere, hvad der tager mere af din tid.

Det er muligt at se gennem farverne på mine kalendere, hvad der hører til hvilken kategori:

Bemærk, at der er opgaver til venstre for andre opgaver - dette skyldes, at de oprindeligt er føjet til kalenderen, der har farven på denne kategori. Du kan se, at de emner, der har en grå kant, er blevet føjet til kalenderen "Opgaver". Men jeg farvede det selv med en anden farve. Jeg farver normalt hver af disse varer efter kategori, så jeg ved med det samme, hvad jeg bliver nødt til at gøre på bestemte dage.

Derudover hjælper farvning af elementerne i din kalender dig med at forstå, hvor du bruger mest tid. For eksempel er de lysegrønne emner, der er meget til stede i kalenderen, en del af min dagsorden for arbejdsmøder (så du kan se, at mine dage næsten alle er gennemsyret af møder).

Outlook giver dig også mulighed for at tilføje ikoner til dine begivenheder for at gøre dem endnu nemmere at finde.

Gå ud over opgaven

Planlægning af opgaver i din kalender inkluderer ikke kun at oprette elementet og lægge det i din kalender. Der er andre faktorer, der skal overvejes:

  • Rejsetid
  • Uforudsete
  • Let at komme til stedet
  • Afstand

Alt dette skal overvejes, så din planlægning er effektiv. Her er nogle vigtige emner om, hvordan man tænker ud over, hvad man skal gøre:

  • Mål rejsetid: Nogle kalendere (såsom Apples iCalendar) har mulighed for at tilføje en rejsetid, så begivenheden er fyldt med lidt ekstra tid, der udgør rejsetiden til lokationen. Hvis du ikke har det på din dagsorden, skal du oprette en anden rejseplan eller prøve altid at tage højde for, at alle opgaver, der er uden for dit hjem, kræver noget tid, indtil du når stedet.
  • Benyt adressen: Når du kan, skal du medtage den adresse, hvor begivenheden finder sted. På denne måde kan de fleste tidsplaner allerede fortælle dig, hvor lang tid det tager at ankomme til stedet på forhånd.
  • Reglen på 15 minutter: Marker altid emner i din kalender som startende 15 minutter eller så før den faktiske starttid, så du bliver aldrig for sent til en aftale.
  • Gør brug af underretninger: Tilføj underretninger, når begivenheden kommer, og altid mere end en! Dette kan konfigureres efter tidsplan som standard og efter begivenhed.

Uforudsete begivenheder sker

Vær altid klar til at besøge din tidsplan for at omorganisere dine opgaver dagligt. Uforudsete begivenheder sker, planer ændres, så dagsordenen kan aldrig skrives i sten. Du skal have en vis fleksibilitet i alt, hvad du kan gøre.

Det er ikke en mangel på planlægning at ændre din dagsorden. Tværtimod viser evnen til at tilpasse sig det, der sker, et bemærkelsesværdigt højt niveau af personlig organisation.

Se ned ad vejen

Hold dig ikke til kun at planlægge begivenheder, der vil ske i den næste uge. Planlæg og planlæg ALLE de begivenheder, der vil ske, og som allerede har en dato, inklusive begivenheder, der vil ske det følgende år.

Der er ingen dårlig tidsplan

Der er ingen opgave, der ikke kan planlægges. Sæt altid ALLE på din dagsorden, fra dine mindst favoritter til de største konferencer. Husk: "Hvis det ikke er på dagsordenen, eksisterer det ikke"

Planlæg din fritid

Som vi sagde før, er det super vigtigt at planlægge den tid, du har til dig. Så nyd og planlæg fritiden, så du ikke planlægger andre ting over det.

Planlæg også altid din frokosttid i din personlige kalender og virksomhedskalender. På den måde er andre mennesker (og endda dig selv) ikke i stand til at planlægge ting på disse tidspunkter.

Vær fornuftig med tidsplaner

Dette møde starter aldrig kl. 10 skarpt ... hvor frustrerende. Det er altid kompliceret at arbejde med andre mennesker og tidsplaner, så prøv dit hårdeste at holde dig til den tid, du planlagde for tingene.

Men prøv altid at give dig selv tid mellem dine opgaver, så du ikke bliver overvældet.

Fokustid

Hver dag, prøv at planlægge noget tid bare for at fokusere. I denne periode skal du kun dedikere dig til det, der er planlagt. Det vil sige, svar ikke på beskeder, svar ikke på e-mails (medmindre det selvfølgelig er dine fokusopgaver).

Outlook har en udvidelse kaldet Insights, som blandt andre meget seje ting giver dig mulighed for at planlægge fokus tid hver uge. Derudover er der andre programmer som RescueTime, der giver dig mulighed for at analysere din daglige produktivitet:

Og dette bringer os til et andet vigtigt emne.

Se efter værktøjer, der hjælper dig

Det vigtigste mantra jeg bringer til live er, at vi skal holde tingene enkle. Det betyder, at vi kun skal bruge et lille, men effektivt antal værktøjer.

I flere måneder søgte jeg efter og testede flere værktøjer, hvoraf nogle ikke gav mig meget udbytte. Men jeg fandt andre, såsom Insights og RescueTime, der viste mig super interessante ting.

Forstå din tid

Ud over at have indsigt er det meget vigtigt at se det større billede. Andre værktøjer som WakaTime giver dig mulighed for at have nøjagtig kontrol over, hvad du laver, og hvor du bruger det meste af din tid (og hvad du laver i mellemtiden).

Værktøjer som dette kan hjælpe dig med at få ideer til, hvordan du kan forbedre din personlige organisation alene.

I tilfælde af RescueTime har den udvidelser til din computer, mobiltelefon og tablet, der analyserer de typer ting, du gør, og klassificerer dem som produktiv tid eller ej.

Det hele kan konfigureres og kan f.eks. Vise, hvor mange gange du har taget din mobiltelefon ud for at se på den i løbet af dagen. Det hjælper dig også med at sætte mål, som du kan stræbe efter at følge i løbet af ugen.

Det er vigtigt at bemærke, at disse værktøjer fungerer baseret på data, så du skal bruge dem i lang tid (mindst to måneder), før du beslutter, om de virkelig fungerer eller ej. Så giv dem tid til at tilpasse sig.

E-mails

En af de store skurke ved personlig organisering? E-mails. I de sidste 20 år er e-mail blevet en af ​​de mest populære former for kommunikation. De udfylder dog ikke kun din indbakke, men også din tid. De er trods alt mange ...

Tid og nødvendighed har ført os til at udvikle en metode til håndtering af e-mails kaldet indbakke nul ud over andre vigtige teknikker.

Indbakke nul

Alle e-mails er opgaver, der kræver handling. Forfatter og podcaster Merlin Mann skabte indbakke-nul-modellen for længe siden, og den dag i dag er det en af ​​de mest effektive måder at håndtere e-mails på.

Målet med denne metode er simpelt: at nulstille din indbakke hver dag, så du ikke har nogen ventende problemer.

Til dette kan al e-mail have fire handlinger, der kan udføres:

  • Ekskluder: Er der intet du kan gøre? Vedrører det dig ikke? Behøver du aldrig vende tilbage til denne e-mail igen? Slet eller arkiver det - husk altid at lade en e-mail aldrig blive læst i din indbakke.
  • Delegeret: Hvis e-mailen kom til dig, men du ikke er den bedste person til at løse kravet, skal du sende denne e-mail til en anden, der kan løse det. Dette betyder ikke, at du automatisk bliver manager. I denne artikel fra 2016 siger den personlige arrangør Mia Lotringer, at det er især vigtigt at videregive bolden til nabo, som du er i stand til, undgå at have afventende problemer.
  • Send / plan: Udskydelsen - eller, som jeg gerne kalder, planlægning - af e-mail er en af ​​de sejeste funktioner, der eksisterede i den gamle (men guld) Google Indbakke, som anvendte indbakken nul teknik perfekt! Hvis det tager mere end to minutter at svare på e-mailen, er det bedst, at du udsætter den til en bestemt dato, hvor du kan svare roligt og afhente alle de ting, der er nødvendige for et anstændigt svar. I dag har både Gmail og nye Outlook funktioner til udsættelse af e-mail. Jeg kan godt lide at gå dybere end det - foruden at udskyde e-mailen tilføjer jeg også en opgave til det i mit foretrukne opgavesystem (både Gmail og Outlook Web).
  • Gør: Ellers, hvis e-mailen tager mindre end to minutter at svare, eller den kan besvares med det samme, skal du ikke spilde tid på at flytte den, bare svar og arkiver.

Planlæg din indbakke nul

Som enhver opgave er indbakke nul en daglig handling, der skal udføres. Men de fleste har en vane med at kontrollere e-mails flere gange i løbet af dagen. Det er blevet bevist af forskere ved Columbia University, at kontrol af e-mail kun tre gange om dagen kan reducere dit stressniveau i høj grad.

I mit tilfælde tjekker jeg normalt e-mail en gang klokken ni om morgenen, når jeg begynder at arbejde. Hele processen tager ikke mere end 30 minutter, så klokken 9.30 er jeg allerede fri. Derefter tjekker jeg igen efter frokost omkring kl. 13 og endelig sent på eftermiddagen kl. 17.30 inden jeg markerer dagen som færdig.

E-mails er opgaver

Glem ikke, at hver e-mail beder om en handling. Denne handling kan være hurtig eller tidskrævende. Hvis handlingen tager tid, bliver det en opgave, der skal planlægges i dit opgavesystem og placeres på din dagsorden .

Opgaver

Vi er nu ankommet, hvor alle synes, problemet ligger: opgavelisten! Der er flere meget velafprøvede metoder, der hjælper dig med at få din personlige organisation til at fungere.

Oprindeligt kan vi sige, at opgavelister er meget nødvendige, fordi mennesker tilpasser sig bedre, når vi har en liste over objektive og konkrete ting, som vi skal gøre. På denne måde behøver vi ikke altid tænke.

Dine opgaver skal være:

  • Enkel
  • Kortfattet
  • Ukompliceret

Valg af dit værktøj

Her er en række værktøjer, der findes til at organisere opgaver. Som jeg sagde tidligere, er hemmeligheden bag at finde effektivitet at bruge så få værktøjer som muligt, som du bruger godt. Og denne effektivitet kommer fra at integrere dine værktøjer, så de alle fungerer som ét.

Lad os starte med de oprindelige værktøjer til de kalendersystemer, vi nævnte før.

  • Den første er Microsoft To Do, som allerede er integreret med Outlook og følgelig til kalenderen. Det har også mobile applikationer ud over at integrere meget godt med Insights.
  • Så har vi Google Tasks, som også er integreret med både Gmail og Google Kalender og har mobilapps.
  • Endelig har vi Apples påmindelser, som udfører de samme funktioner. Selvom det ikke er direkte integreret med kalenderen, er det synkroniseret og indfødt til alle Apple-enheder.

Disse tre værktøjer udgør de enkleste integrationer, der kan udføres, da de er hjemmehørende i selve platformene. Hvis du er nybegynder (eller endda har organiseret i et stykke tid), anbefaler jeg at starte her.

Der er andre muligheder for dem, der ønsker at følge en mere Kanban-lignende model, såsom Trello. Tjek det ud.

Men da jeg først begyndte at arbejde på personlig organisation, eksisterede disse apps ikke endnu. Så jeg endte med at gå til et andet værktøj, som stadig er et af de værktøjer, jeg bedst kan lide: Todoist .

For mig var Todoist det rigtige valg, fordi det er ret simpelt. Det er bare en opgaveliste, der giver dig mulighed for at inkludere en slags tags og oprette flere kategorier, der kaldes projekter:

Jeg ledte efter et system, hvor jeg kunne nedskrive alle mine opgaver samt sætte deadlines og blive mindet om dem. Todoist gav mig meget mere, end jeg havde brug for.

Ud over at have fremragende applikationer til web, desktop og mobil har den også integrationer med Google Kalender. Dette betyder, at alle begivenheder, jeg opretter i en privat kalender, bliver opgaver i Todoist, og alle opgaver i Todoist bliver elementer i min kalender.

Derudover giver det dig mulighed for at tagge dine opgaver for lettere at finde dem senere. Også, hvis du er på et projekt med flere personer, er det muligt at dele et eller flere projekter med andre brugere, som alle kan bruge.

Små tip om værktøj

Her er nogle små tip, jeg hentede, mens jeg brugte forskellige opgavestyringsapps.

Du har en grænse

Vi har alle en grænse for antallet af opgaver, vi kan udføre hver dag, det være sig en tidsbegrænsning eller en kognitiv opgave. Vi kan ikke tvinge os selv til at udføre for mange komplekse opgaver på én gang på en dag.

Og denne grænse defineres af hver enkelt af os, der er intet magisk nummer. Forsøg ikke at medtage 25 opgaver på en dag, da du ikke ender med at udføre dem alle. Dette giver dig det falske indtryk af, at du ikke har organiseret dig ordentligt.

For at prøve at finde ud af, hvad din daglige grænse er, kan du prøve at anvende Scrum point-teknikken til at anvende tags på hver opgave i henhold til deres sværhedsgrad. I slutningen af ​​ugen tæller du pointene for de fulde opgaver og skriver dem ned. I slutningen af ​​måneden lav et gennemsnit af antallet af point, du har optalt, og du får dit estimerede antal.

Mål tid

En af de mest nyttige ting, vi kan gøre for vores egen personlige organisation, er at måle den tid, vi bruger på hver opgave. Vi kan gøre dette med værktøjer som Toggl - som forresten har en blog fuld af fantastiske tegneserier - og måle nøjagtigt, hvor meget tid vi bruger på hver af de opgaver, vi udfører. Du kan også integrere værktøjet med Todoist eller andre.

Fra mit synspunkt er tidsmåling dog lidt for ekstrem, når vi laver personlig organisering. Dette skyldes, at det i det mindste for mig ikke gav mig nogen interessant indsigt, og jeg ofte glemte at starte timeren.

Jo mere detaljeret jo bedre

Som vi sagde tidligere, skal dine opgaver være enkle, men samtidig kortfattede. Så prøv at gøre dine to-do-titler meget beskrivende uden at skrive for meget. Derefter kan du kommentere opgaverne og vedhæfte alt hvad du behøver for at udføre dem.

Jeg kan ikke sige meget om de andre opgavestyringsværktøjer, da jeg aldrig har brugt dem meget, men Todoist giver os mulighed for at tilføje kommentarer og vedhæfte filer til vores opgaver.

Så når du opretter en opgave, skal du beskrive den med en hurtig og kortfattet titel, men efterlad en kommentar med så mange detaljer som muligt. Vedhæft også de nødvendige filer, selvom disse filer allerede findes andre steder.

Lad os springe til et eksempel: Jeg modtog en e-mail om et dokument, som jeg havde brug for til at gennemgå og vende tilbage til afsenderen. Men jeg havde brug for at bede en anden om også at gennemgå dokumentet efter min gennemgang. Så hvad ville min opgavestrøm være?

  1. Opret en opgave "Analyser dokumenter fra e-mail X" med en planlagt dato og tid
  2. Jeg tilføjede opgaven i et projekt i Todoist
  3. Jeg vil kommentere konteksten for opgaven - på den måde kan jeg når som helst vende tilbage til den, og jeg vil vide, hvad der skete, og hvad konteksten var, som jeg skal følge
  4. Vedhæft dokumentet og e-mailen til opgaven
  5. Opret en anden opgave "Send dokumentet til Y" og kommenter sammenhængen med den opgave ved at skrive e-mailen og den person, jeg skal sende svaret til, i den samme kommentar.

Opdel og erobre

Som vi så i starten, er den menneskelige opmærksomhed omkring 20 minutter, så vi kan ikke oprette opgaver, der er for lange. For at hjælpe med dette tilbyder de fleste værktøjer os et underopgavesystem, hvor vi kan inkludere en større opgave og flere små opgaver.

Lad os tage det foregående eksempel og gøre det på en mere organiseret måde:

  1. Opret en opgave "Analyser dokumenter fra e-mailen X" med en planlagt dato og tid
  2. Jeg tilføjede opgaven i et Todoist-projekt
  3. Jeg vil kommentere en kontekst for opgaven, på den måde kan jeg når som helst vende tilbage til den, hvor jeg ved, hvad der skete, og hvad er den kontekst, jeg skal følge
  4. Vedhæft e-mailen i opgaven
  5. Jeg opretter en underopgave "Analyser dokument Z"
  6. Vedhæft dokumentet til opgaven
  7. Jeg opretter en anden underopgave "Send dokumentet til Y" og kommenterer konteksten for den opgave ved at skrive e-mailen og den person, jeg skal sende svaret til i den samme kommentar

Vi kunne oprette en anden underopgave til opfølgning med personen efter en bestemt tid eller endda en anden til at re-analysere og svare. Alle med planlagt dato og tid og inkluderet i det samme projekt.

Noter og andet

Ud over hvad vi skal gøre, er det vigtigt at vide, hvad vi i øjeblikket laver, og tage notater. Og endnu vigtigere end at tage noter, skal vi opbevare disse noter enkelt og effektivt, så vi kan vende tilbage til dem senere.

I dette afsnit vil jeg bare lade en liste over værktøjer, som jeg har brugt, men du bliver nødt til at vælge, hvad der fungerer bedst for dig.

Github

Hvis du har studienoter eller noget, der er offentligt eller endda privat, kan du opbevare dem i et GitHub-lager - som jeg gør - og de vil være sikre og versioneret.

Google Keep

Keep er et fremragende værktøj til at organisere dine noter på post-its-modellen - og det understøtter endda opgaver! Jeg brugte det personligt i lang tid, før jeg migrerede til et andet værktøj, der passer mig bedre.

Fra mit synspunkt er Keep balancen mellem funktionalitet og enkelhed. Problemet er, at det er lidt tungt og ikke har så mange funktioner.

Begreb

Jeg brugte Google Keep i mange år, indtil jeg opdagede Notion. Dette er i det væsentlige et værktøj, der inkluderer alt. Du kan lave tabeller, kalendere, planlægge projekter og alt. Det er virkelig et fremragende værktøj, og i dag er det mit foretrukne værktøj til alt, hvad jeg har brug for. Og det har apps til enhver platform.

Jeg bruger denne app i dag til at organisere min liste over indhold, som jeg skriver (inklusive denne artikel), og også som jeg vil skrive i fremtiden. Jeg fører lister over samtaler og ideer til samtaler, jeg har, streams, sange, jeg vil øve på, andre vigtige noter osv.

Nej, denne artikel er desværre ikke sponsoreret af Notion?

En anden god ting ved Notion er, at du kan importere indhold fra andre værktøjer indbygget, og du kan også stole på en række skabeloner for at skabe det, du vil have, uden at du behøver at tænke for meget:

Det har også mange former for tilpasning, herunder dynamiske organisationsfiltre:

Ja, jeg forsinkede offentliggørelsen af ​​denne artikel ... Men uforudsete begivenheder sker, og du skal være forberedt på dem.

Native noter

Du kan også bruge den oprindelige notatapplikation på din computer / mobiltelefon. I tilfælde af Apple taler vi om Notes, men alle mobiltelefoner har et indbygget notatprogram.

Metoder

Nu hvor vi har talt om værktøj, bedste praksis, tip og tricks, lad os springe ind i metoderne til at organisere dig selv.

Metodologi er studiet af en metode eller en undersøgelse af måder at nå et endeligt mål. Metoder hjælper os med at følge en sti på en mere organiseret og konkret måde i stedet for prøving og fejl. Når alt kommer til alt er det netop studiet af disse forsøg.

Det er vigtigt at sige, at hvis en metode passer perfekt til det, du laver, så gør du sandsynligvis det forkert. Dette skyldes, at metoderne blev oprettet for at give os en guide til, hvordan vi opfører os, men ikke for at diktere, hvordan vi skal udføre vores opgaver. I de fleste tilfælde skal en metode tilpasses eller endda ændres efter dine behov.

Hvorfor bruge en metode?

Gennem alle de år, jeg forsøgte at organisere mig, forsøgte jeg at skabe metoder og aktiviteter, der ville gøre mig mere effektiv i personlig organisering. Men dette er ikke altid den bedste måde at gøre det på - vi opdager ofte meget effektive metoder, men upraktiske, og omvendt.

Efter et stykke tid fandt jeg ud af, at andre mennesker havde de samme problemer som mig, og havde forskellige ideer til, hvordan man behandlede dem. Så jeg begyndte at lære lidt mere om metoder.

Metoder til organisering

Generelt er enhver, der arbejder med softwareudvikling, ganske vant til den agile udviklingsmetode, Agile, Scrum, Kanban og andre berømte metoder. Og disse smidige metoder kan også gøre dit liv meget, godt ... smidigt.

Derfor "låner" personlig organisation mange gange produktivitetsteknikker fra disse metoder, der blev skabt for at hjælpe folk med at opnå meget på kort tid. De mest succesrige metoder synes jeg er:

  • Scrum
  • Kanban

Men over tid begyndte folk at tage Agile-metoder, som oprindeligt blev oprettet til komplette teams, og gøre dem til individuelle metoder til styring og udførelse af opgaver. Derfor dukkede andre metoder op, den mest kendte var GTD ( Get Things Done ).

Derudover er der udviklet adskillige teknikker såsom anvendelse af et Pomodoro-ur og kan kombineres med metoder for at opnå et endnu mere effektivt resultat.

Lad os tale lidt om hver enkelt og hvordan de kan anvendes.

Scrum i personlig organisation

Scrum er en fleksibel metode til kontinuerlig feedback. I det udfører en produktejer, en Scrum Master og et udviklingsteam evolutionære iterationer om et produkt, så det udvikles sammen med klientens deltagelse i hver proces. Dette er i modsætning til den ældre vandfaldsmodel , der var baseret på en trinvis proces.

Holdet er organiseret i sprints, som kan vare 7, 14 eller flere dage. I disse sprints er alle opgaver, der skal udføres inden for denne tidsramme , allerede beskrevet, og intet andet kan ændres indtil næste sprint.

Hver dag holder holdet en 15-minutters daglig standup, og i slutningen af ​​sprinten udfører holdet en gennemgang og en retrospektiv.

Selvfølgelig har vi ingen måde at indarbejde holdmøder i vores personlige organisationsmetode, medmindre du har et talent til at diskutere ting med dig selv. Men sprintmodellen bruges i vid udstrækning (med nogle lette) for at hjælpe os med at forbedre den måde, vi kan organisere vores tid på yderligere.

Nedenfor er nogle punkter, som vi kan tænke på, når vi udvikler vores metode:

  • Brug 7-dages sprints. Betydning, planlæg hele ugen søndag
  • Brug sprintpunkter (som vi talte om i de foregående afsnit) til at måle antallet af opgaver, du udfører pr. Sprint. På denne måde ved du, hvornår du overskrider din grænse.
  • Husk: Uforudsete begivenheder sker , så slapp af reglen om ikke at ændre noget i sprinten, så det tillader tilføjelser og fjernelser i løbet af ugen.
  • Eventuelt i slutningen af ​​sprinten skal du retrospektivt kontrollere, hvad du gjorde godt eller ikke den uge, så du ikke gentager fejlen den følgende uge.

Kanban i personlig organisation

Kanban er en anden interessant model, der ofte blandes med Scrum. I denne model er visualisering nøglen, så vi har de såkaldte Kanban Boards som følger:

Hele Kanban-metoden er baseret på flowkontrol. Så i stedet for at have nogen, der fortæller dig, hvad du skal gøre, sætter folk deres behov i et efterslæb, og holdet tager og udfører opgaverne, da der er pladser til rådighed.

Dette skyldes, at vi i Kanban har en grænse for arbejde, der kan udføres ad gangen, og normalt kan en person ikke udføre mere end to opgaver på samme tid.

Derfor er bestyrelsen nødvendig. At have et overblik over, hvad der er blokeret, hvad der gøres, og hvad der skal gøres, giver interessant indsigt for dem, der styrer projektet.

Igen, hvis det kun er dig, arbejder du ikke på et hold, så nogle dele af metoden, som at have nogen, der producerer og beder om opgaver, der føjes til efterslæbet, skal udføres manuelt. Så her er nogle andre tip:

  • Brug et tavle til at organisere dine opgaver
  • Angiv alt, hvad der skal gøres, og tilføj opgaverne, når de ankommer
  • Prioritere efterslæbet igen, når der tilføjes en ny opgave
  • Brug arbejdsbegrænsning til at fokusere

GTD

GTD (Get Things Done) blev skabt af David Allen, en amerikaner, der dedikerede sit arbejde til at opdage, hvordan man kunne være mere produktiv. Efter min mening kan GTD kombineret med andre metoder være en ekstremt effektiv måde at få ting til at ske.

GTD er opdelt i et par trin:

  1. Capture : Få den opgave eller handling, der skal udføres, og skriv den ned på en mere pålidelig måde, som vi talte om i de foregående afsnit.
  2. Afklar : Den tid, det tager at definere og beskrive alle opgaver.
  3. Organiser : Hold listen altid organiseret og let tilgængelig
  4. Reflektere : Gennemgang af opgaver og prioritering
  5. Engager : Gå på arbejde

Du behøver ikke at følge alle trin til punkt og prikke. Jeg har for eksempel ikke et øjeblik på min dag, hvor jeg afklarer alle opgaver, for jeg vil aldrig huske alt. Så jeg fanger og præciserer på samme tid. Organisation og refleksion sker også i det øjeblik, jeg tilføjer en opgave til listen (noget jeg lånte fra Kanban).

Hele metoden forklares godt med følgende diagram:

Vi modtager konstant input fra miljøet, både nye opgaver og dagligdags ting. Så snart vi modtager en af ​​disse input, er vi nødt til at tænke: "Er der noget, jeg kan gøre med dette?", Hvis svaret er "nej", har du tre muligheder:

  • Kast væk : Du vil aldrig bruge dette (en spam-e-mail eller noget lignende)
  • Påmindelse : Du vil sandsynligvis bruge dette på et tidspunkt og allerede kender datoen. Så du kan udskyde denne opgave, når du tror, ​​du vil bruge den
  • Reference : Hvis du mener, at denne vare vil være referencemateriale (et dokument, certifikat), skal du opbevare den på et meget velorganiseret sted, så du kan finde det superhurtigt.

Hvis du har en handling, der kan udføres på opgaven, lad os gå tilbage til den forrige artikel, hvor vi kan udføre tre typer handlinger på den opgave:

  • Hvis det tager mindre end 2 minutter, skal du gøre det!
  • Delegeret : Og så snart du delegerer, skal du oprette en anden opfølgningsopgave til en fremtidig dato
  • Udsat : Når vi ikke behøver at tage øjeblikkelig handling, men vi ved, at vi får brug for det i fremtiden

Se at vi anvender indbakken nul teknikker, som vi så i starten med teknikkerne i denne metode. Det vil sige, vi tilpasser teknikkerne for hver enkelt, så de fungerer bedre som helhed.

Et andet interessant begreb med GTD er "projekter". Enhver opgave, der kræver mere end et trin at gennemføre, kaldes et projekt. Disse projekter er grupper af opgaver, der skal have alle de nødvendige oplysninger ved hånden.

Pomodoro

Endelig vil vi ikke tale om en metode, men en teknik. Pomodoro blev skabt af Francesco Cirilo i 80'erne.

Dette er en noget radikal teknik: det kræver, at du bliver nødt til at udføre dine opgaver inden for tidsrammer på 25 minutter hver. Det vil sige, for hver opgave skal du i det mindste være helt fri for distraktioner i 25 minutter. Denne tidsramme kaldes en pomodoro .

Efter en pomodoro tager du en pause på fem minutter. Og efter fire pomodoros, en pause på 30 minutter. Denne teknik kan kombineres med en hvilken som helst af de tidligere metoder for at fuldføre din produktivitet, da den undgår udsættelse.

Når du er færdig med en opgave, skal du skrive ned, hvor mange pomodoros du har taget, og krydse den fra listen. Dette hjælper over tid til at forstå, hvor lang tid det tager dig at fuldføre dine opgaver.

Men som enhver metode har den fordele og ulemper. En af de største ulemper er, at hvis du er i en "flow" -tilstand, hvor alt flyder, og du producerer kontinuerligt, kan timeren slutte lige midt i din produktivitet. Så kan det tage længere tid at komme tilbage til, hvor du var, eller endda helt miste ideen.

I disse tilfælde er idealet at justere tiden for en pomodoro til et længere tidsrum, så du kan koncentrere dig uden afbrydelse.

Vaner

Som det er gjort klart siden begyndelsen af ​​denne artikel, er vaner meget vigtige. Der er ingen mening i at have den bedste organisatoriske metode, men ikke have den vane at se på lister.

En vane tager cirka 21 dage at oprette og kan ikke fjernes, bare erstattet af en anden vane. Så for at skabe vaner kan vi bruge vores egen viljestyrke og tvinge os selv til at gøre de samme ting, som vi vil beholde, i 21 dage i træk uden afbrydelser. Men dette er meget vanskeligt for alle, så vi kan alle bruge lidt hjælp.

Der er flere værktøjer, der kan hjælpe os med at skabe vaner, hvoraf den ene er Habitica, som gør dit liv til et RPG-eventyr.

Det har også et bræt, der giver dig mulighed for at definere dine vaner, dine opgaver og også hvad du vil gøre dagligt:

Opret din egen metode

I sidste ende vil det hele komme til at skabe din egen måde at arbejde på. Du skal ikke bekymre dig om nøje at følge ideerne i alle metodologier, fordi det ikke fungerer. Idealet er, at du tilpasser hver enkelt af dem og leder efter dele, der får dig til at organisere dig bedre og føle dig godt, når du anvender din egen metode.

I mit tilfælde prøver jeg at følge GTD-metoden. Så når jeg arbejder på noget meget vigtigt, slukker jeg alle elektroniske enheder og fokuserer, indtil jeg er færdig med opgaven. Det er mere eller mindre som pomodoro, men uden timeren - fordi jeg har brugt den teknik, og jeg tilpasser mig ikke særlig godt til pauserne.

Når jeg har en ny opgave eller en ny e-mail, gennemgår jeg processen beskrevet af infografikken, men jeg har ikke en "inkubator" til opgaver. Jeg kan simpelthen gøre det eller ikke, og opgaver, der ikke er færdige, ender i affaldsspanden.

Derudover har alle mine opgaver en tid og en dato indstillet - jeg lægger aldrig en opgave i "så hurtigt som muligt". Hvis opgaven er presserende, skal den udføres lige efter denne opgave eller lige nu.

For at organisere mig selv foretager jeg normalt ændringer i min kalender for at tilpasse mig eventuelle ændringer, og jeg arbejder altid på at forbedre den. Dette har ikke været meget produktivt på det seneste, så jeg vil foretage en ændring, så jeg kan anvende en kvantitativ vurdering (som sprintpoint) ugentligt og gennemgå den hver søndag, det er når jeg planlægger den næste sprint.

Jeg kan ikke lide "projekterne" i GTD, fordi det ikke giver meget mening for mig. Så i Todoist ender jeg med at bruge projekter som kategorier til at definere, hvilken slags arbejde jeg er dedikeret til, såsom: Studier, Personligt, Artikler osv.

Endelig kan jeg godt lide at bevare ideen om Kanban, så jeg organiserer alle opgaverne i en enkelt "indbakke", der ville være min efterslæb. Derefter søger og tager jeg opgaverne en efter en og organiserer dem alle i kategorier, indtil der ikke er nogen ny opgave i feltet.

Desuden planlægger jeg ikke en uge ad gangen. Jeg prøver at organisere opgaverne, så de udfyldes mindst to til tre uger. Jeg udfylder altid en kort beskrivelse og en udtryksfuld titel, der hjælper mig med at huske, hvad jeg har brug for at gøre hvert øjeblik.

Konklusion

Der er ingen bedste metode, fordi den bedste er den der passer dig. Prøv at blande lidt af hver for at skabe det, der fungerer bedst, og vær ikke bange for at teste og lave fejl. Når alt kommer til alt er du i kontrol.

Når du har nået dit ideelle niveau for personlig organisation, ved du, at hele dit liv er organiseret. Og uanset hvad, så længe du fortsætter med dine opgaver, vil du vide, at alt vil ordne sig, fordi du planlagde det! Dette er det ultimative mål.

Jeg håber, at min historie og tip har hjulpet nogle af jer med at blive organiseret. Hvis du har andre tip, så lad mig det vide. Lad os skabe en bedre metode sammen! : D

Jeg har også en personlig blog, hvor jeg sender meget indhold om udvikling og mine egne tanker. Hvis du har lyst til at tale med mig, kan du besøge der eller på mit websted, der har links til alle mine sociale netværk. Du er velkommen til at følge og række ud.

Vi ses!